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Privacidad

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

BuildingOS
Última actualización: 8 de julio de 2026

1. Introducción y alcance

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») describe la manera en que BuildingOS (en adelante, «BuildingOS», «nosotros» o el «Responsable») recolecta, almacena, usa, circula, transmite y, en general, trata los datos personales de los usuarios de la plataforma de gestión de propiedad horizontal BuildingOS, disponible a través del sitio web buildingos.com.co y de las aplicaciones móviles para iOS y Android (conjuntamente, la «Plataforma»).

Esta Política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen (en adelante, el «Régimen de Protección de Datos»).

Al registrarse, acceder o utilizar la Plataforma, el usuario declara que ha leído y comprendido esta Política y otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos aquí descritos.

2. Responsable del tratamiento

3. Datos personales que recolectamos

En función del uso que se haga de la Plataforma, podemos recolectar las siguientes categorías de datos personales:

a) Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, número de teléfono y dirección o unidad de residencia dentro de la copropiedad.

b) Datos de la cuenta: credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña almacenada de forma cifrada mediante algoritmos de hashing), rol asignado dentro de la Plataforma (por ejemplo, administrador, consejo, residente o propietario) y preferencias de configuración.

c) Datos derivados de la gestión de la copropiedad: información asociada a unidades privadas, cuotas de administración, estados de cuenta, pagos, reservas de zonas comunes, peticiones, quejas, reclamos, comunicados, actas y demás información inherente a la administración de la propiedad horizontal registrada por los administradores o por el propio usuario.

d) Datos técnicos y de uso: dirección IP, tipo y modelo de dispositivo, sistema operativo y versión, identificadores de dispositivo para el envío de notificaciones push (tokens de Firebase Cloud Messaging), registros de actividad (logs), fecha y hora de acceso, y datos de diagnóstico y rendimiento de la aplicación.

BuildingOS no recolecta deliberadamente datos sensibles (tales como datos biométricos, de salud, orientación sexual, origen étnico o convicciones religiosas o políticas). En caso de que un usuario registre voluntariamente información de esta naturaleza en campos de texto libre, dicha información será tratada con las medidas de seguridad reforzadas exigidas por la ley y únicamente para las finalidades descritas en esta Política.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

  1. Crear, gestionar y autenticar la cuenta del usuario en la Plataforma.
  2. Prestar los servicios de gestión y administración de propiedad horizontal contratados, incluyendo la gestión de cartera, comunicaciones, reservas, peticiones y demás funcionalidades de la Plataforma.
  3. Enviar notificaciones transaccionales y operativas a través de correo electrónico y notificaciones push, tales como comunicados de la administración, recordatorios de pago, confirmaciones de reserva y alertas de seguridad de la cuenta.
  4. Atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios.
  5. Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir el fraude, detectar usos no autorizados y realizar labores de auditoría y diagnóstico técnico.
  6. Elaborar estadísticas y análisis de uso de carácter agregado y anonimizado con fines de mejora del servicio.
  7. Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias, así como atender requerimientos de autoridades competentes.
  8. Informar sobre actualizaciones, nuevas funcionalidades o cambios en las condiciones del servicio.

BuildingOS no vende ni comercializa datos personales de sus usuarios a terceros, ni los utiliza para fines publicitarios de terceros.

5. Naturaleza de BuildingOS como encargado del tratamiento

En relación con los datos personales de residentes, propietarios y demás terceros que sean registrados en la Plataforma por las copropiedades o administradores que contratan el servicio (los «Clientes»), BuildingOS actúa en calidad de Encargado del Tratamiento, y el Cliente correspondiente actúa como Responsable del Tratamiento. En tal caso, BuildingOS tratará dichos datos siguiendo las instrucciones del Cliente y conforme a esta Política, y corresponde al Cliente garantizar que cuenta con la autorización o el fundamento legal para el tratamiento de los datos que registre en la Plataforma.

6. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para la prestación del servicio, BuildingOS se apoya en proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos de América. Entre dichos proveedores se encuentran, de manera enunciativa:

  • Proveedores de infraestructura en la nube y bases de datos para el alojamiento de la Plataforma y la información.
  • Google LLC (Firebase Cloud Messaging) para el envío de notificaciones push a dispositivos móviles.
  • Proveedores de envío de correo electrónico transaccional para las comunicaciones del servicio.

Estos proveedores cuentan con estándares de seguridad y protección de datos reconocidos internacionalmente. Al aceptar esta Política, el usuario autoriza expresamente la transmisión y/o transferencia internacional de sus datos personales a dichos proveedores, exclusivamente para las finalidades descritas en la sección 4.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al Régimen de Protección de Datos.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

El titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al correo electrónico privacidad@buildingos.com.co, indicando: (i) nombre completo e identificación; (ii) descripción clara de la consulta o reclamo; (iii) dirección de notificación o correo electrónico de contacto; y (iv) los documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo.

9. Medidas de seguridad

BuildingOS adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo: cifrado de la información en tránsito mediante protocolo TLS/HTTPS, almacenamiento de contraseñas mediante algoritmos de hashing seguros, controles de acceso basados en roles, y copias de seguridad periódicas.

No obstante, ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información es completamente infalible, por lo que el usuario se compromete a custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso y a notificar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta.

10. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, mientras la cuenta del usuario permanezca activa, y durante los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales, contables o tributarias. Vencidos dichos plazos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura.

11. Datos de menores de edad

La Plataforma está dirigida a personas mayores de dieciocho (18) años. BuildingOS no recolecta deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes. En caso de que se registre información de menores por parte de los Clientes (por ejemplo, en el censo de residentes de una copropiedad), su tratamiento se realizará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

12. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio web de BuildingOS puede utilizar cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para el funcionamiento de la Plataforma, tales como la gestión de sesiones de usuario y preferencias de seguridad. No utilizamos cookies de publicidad de terceros.

13. Modificaciones a la presente Política

BuildingOS podrá modificar esta Política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, técnicos u operativos. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los usuarios a través de la Plataforma o del correo electrónico registrado, con una antelación razonable a su entrada en vigencia. La versión vigente estará siempre disponible en https://buildingos.com.co/privacidad.

14. Legislación aplicable y autoridad de control

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia. La autoridad competente en materia de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co.

15. Vigencia

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación y las bases de datos serán tratadas durante el tiempo indicado en la sección 10 de este documento.

¿Preguntas? Escríbenos a privacidad@buildingos.com.co